MDF-e e CT-e: o que são e quando são obrigatórios

Toda carga que sai da sua fábrica em caminhão viaja acompanhada de pelo menos três documentos eletrônicos: a NF-e da mercadoria, o CT-e do frete e o MDF-e da viagem. Eles se completam, mas cada um tem uma função, um emitente e uma regra de obrigatoriedade diferentes. Confundir os três é a origem de boa parte das retenções em posto fiscal e dos atrasos no carregamento.

Este guia explica o que é cada documento, quem emite, quando ele é exigido e o que o embarcador precisa entregar à transportadora para a carga sair no horário.

NF-e, CT-e e MDF-e: cada um documenta uma coisa

A forma mais simples de separar os três é perguntar o que cada um registra:

• NF-e (Nota Fiscal Eletrônica, modelo 55): documenta a mercadoria, ou seja, a operação de venda, transferência ou remessa. Quem emite é o embarcador.
• CT-e (Conhecimento de Transporte Eletrônico, modelo 57): documenta o serviço de transporte, a prestação do frete. Quem emite é a transportadora.
• MDF-e (Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais, modelo 58): documenta a viagem, reunindo em um único arquivo todos os documentos fiscais que estão no mesmo veículo. Quem emite depende de quem faz o transporte.

O que é CT-e

O CT-e foi instituído pelo Ajuste SINIEF 09/07 como documento de existência apenas digital, com validade garantida pela assinatura eletrônica e pela autorização de uso da Secretaria da Fazenda. No transporte rodoviário, ele substitui o antigo Conhecimento de Transporte Rodoviário de Cargas em papel (modelo 8) e a Nota Fiscal de Serviço de Transporte (modelo 7) usada para cargas.

Pontos que interessam ao embarcador:

• Quem emite: a transportadora contribuinte do ICMS, credenciada na Sefaz do seu estado.
• Quando: em toda prestação de transporte de carga intermunicipal ou interestadual, que é fato gerador de ICMS. O transporte dentro do mesmo município é serviço sujeito ao ISS e não usa CT-e.
• Obrigação do tomador: o ajuste determina que o tomador do serviço exija o CT-e quando ele for obrigatório, sendo vedado aceitar outro documento no lugar. Na prática, quem contrata frete sem CT-e assume risco fiscal.
• DACTE: é a representação simplificada do CT-e que acompanha a carga. Desde 1º de setembro de 2025, o ajuste admite que o DACTE seja apresentado em meio eletrônico, desde que o MDF-e tenha sido emitido, salvo quando o tomador pedir a versão impressa.

O CT-e referencia as chaves das NF-e transportadas. É por isso que a transportadora não consegue emitir o conhecimento antes de receber as notas do embarcador.

O que é MDF-e

O MDF-e foi instituído pelo Ajuste SINIEF 21/10 e substituiu o Manifesto de Carga em papel (modelo 25). Ele vincula ao veículo e ao motorista todos os CT-e ou NF-e que estão naquela viagem. A fiscalização consulta o MDF-e para saber, de uma vez, o que o caminhão está levando e para onde.

Os documentos técnicos e a legislação do MDF-e ficam reunidos no Portal Nacional do MDF-e.

Quem é obrigado a emitir

Pela cláusula terceira do ajuste, emitem MDF-e:

1. A transportadora que emite CT-e, sempre que fizer o transporte.
2. O embarcador que emite NF-e, quando o transporte for feito em veículo próprio ou arrendado, ou por transportador autônomo (TAC) contratado diretamente por ele.

A regra antiga, que exigia o MDF-e apenas quando havia mais de uma nota no veículo, não vale mais. Hoje a obrigação não depende da quantidade de documentos: uma carga lotação com uma única NF-e também precisa de MDF-e.

Quando o MDF-e é emitido e encerrado

• Emissão: após o fim do carregamento e antes do início da viagem.
• Um MDF-e por estado de descarga: pela redação em vigor desde 1º de junho de 2026, deve haver um MDF-e distinto para cada UF de descarregamento, agregando as cargas destinadas a ela.
• Novo MDF-e: também é exigido em transbordo, redespacho, subcontratação, troca de veículo ou contêiner, inclusão de mercadorias ou retenção imprevista de parte da carga.
• Encerramento: o MDF-e precisa ser encerrado ao término do último descarregamento, por registro de evento. Um MDF-e aberto para o mesmo veículo pode impedir a emissão do próximo.

Abrangência: interestadual e intermunicipal

O MDF-e é exigido no transporte interestadual e, desde 6 de abril de 2020, também no intermunicipal, conforme a cláusula décima sétima do ajuste. Os estados podem exigi-lo ainda em operações internas e definir regras próprias, por isso vale conferir a legislação da UF de origem.

Quando não é obrigatório

O ajuste dispensa o MDF-e, na hipótese do transporte feito pelo próprio emitente da NF-e, para MEI, para pessoas não inscritas no cadastro do ICMS e para produtor rural com NFA-e ou nota emitida pelo regime Nota Fiscal Fácil.

CT-e e MDF-e: a diferença na prática

Em uma operação de carga lotação contratada, o fluxo costuma ser este: o embarcador emite a NF-e, a transportadora emite o CT-e referenciando a nota, e em seguida emite o MDF-e referenciando o CT-e. Só então o caminhão sai.

O que o embarcador precisa entregar à transportadora

Para o CT-e e o MDF-e saírem sem retrabalho, a transportadora precisa receber, antes da liberação do veículo:

• XML ou chave de acesso de todas as NF-e que vão no caminhão, já autorizadas pela Sefaz.
• Dados corretos de remetente, destinatário e local de entrega, incluindo endereço de descarga quando diferente do cadastro do destinatário.
• Peso bruto, quantidade de volumes e valor da mercadoria batendo com o que está na nota.
• Indicação de quem é o tomador do frete (remetente, destinatário ou terceiro), que define quem paga e em nome de quem o CT-e é emitido.
• Informações de produto perigoso, quando for o caso, preenchidas corretamente na NF-e.

Erros comuns que travam a carga

• Nota emitida depois que o caminhão encostou. Sem NF-e autorizada, não há CT-e nem MDF-e, e o veículo fica parado na doca.
• Peso ou volume divergente entre NF-e e o que foi carregado.
• MDF-e anterior não encerrado no mesmo veículo, o que bloqueia a emissão do novo manifesto.
• Inclusão de nota após a saída sem o evento previsto na legislação do estado.
• Endereço de entrega diferente do destinatário sem a informação constar na nota, o que gera dúvida na fiscalização e na descarga.
• Tomador indicado errado, que leva ao cancelamento e reemissão do CT-e.

No transporte interestadual, em que a carga passa por postos fiscais de mais de um estado, esses detalhes pesam mais. Na Madiã, a emissão do CT-e e do MDF-e é parte da rotina de cada viagem, e o que mais acelera a saída do veículo é receber as notas completas antes do horário de carregamento.

Perguntas frequentes

Quem emite o MDF-e quando contrato uma transportadora?

A transportadora, que é quem emite o CT-e. O embarcador só emite MDF-e quando faz o transporte com veículo próprio, arrendado ou com autônomo contratado diretamente.

Carga lotação com uma só nota precisa de MDF-e?

Sim. A exigência não depende mais do número de notas no veículo.

O DACTE ainda precisa ser impresso?

Pelo Ajuste SINIEF 09/07, desde setembro de 2025 o DACTE pode ser apresentado em meio eletrônico se o MDF-e tiver sido emitido, a menos que o tomador peça a impressão.

Transporte dentro da mesma cidade usa CT-e?

Não. O transporte municipal é serviço sujeito ao ISS e é documentado por nota fiscal de serviço do município. Para o MDF-e, alguns estados exigem o documento também em operações internas; confira a regra da sua UF.

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